中山大学新华学院财务服务指南 -财务处

一序言

为了让我院广大师生员工了解财务工作流程，方便师生员工办理财会报账手续，避免因单据内容不全，报账手续不齐等而造成时间浪费，提高办事效率，现拟定了《中山大学新华学院财务服务指南》以下简称“服务指南”。该服务指南对我院有关财务办事程序作了说明，为师生员工办理各项财会业务提供方便。为节省师生员工的办事时间，敬请各位师生员工在办理业务前阅读相关内容。我们将积极热情地为大家服务，并诚挚地希望广大师生员工对学院财务工作给予支持和帮助。

二报销票据的一般事项

1．报账时请提供有效票据和经费计划，并在报销单或汇总表上注明开支部门。
2．票据背面须注明用途，并有经办人、经费主管人签名；如经办人为经费主管人，则须有单位其他负责人签名。
3．如果报销单据较多且经济业务不相同时（如同时报销差旅费、劳务费、办公费等），请填写《单据汇总表》。
4．由于小型定额票据不便装订、保管，传递过程容易丢失，这类发票（如的士票、餐票、火车票、飞机票等）请按时间先后或金额大小顺序贴在粘贴单上。小票粘贴单可以在财务处领用。其他有关事项说明如下：
●有效票据是指正确填写了付款单位、填制日期、经销业务内容、金额大小写等，并有收款单位收款章或发票专用章的发票。
●由于一次购物较多，发票上没有填写具体货物名称（如：填写办公用品等），必须附购货清单，清单上须加盖收款章或发票专用章。
●票据报销有效期为一年，超过有效期的一般不予报销，特殊情况，必须附上说明，并经有关领导审批后给予报销。
●外地发票一般须随同差旅费一同报销，通过邮局汇款的应与汇款单一同报销，如托人采购或其他原因而需现金支付的，应在票据背面写明情况，经院领导批准后给予支付现金。
●差旅费：凡报销与出差有关的交通费、车船（飞机）费、住宿费、餐费等需填写出差报销表。视出差地点，填写《误餐报销单》及《差旅费报销表》，各类费用按规定栏目填写，并由出差人签名、按审批规定审签。
●学生外出公共汽车票较多，小票背面须由组织学生外出的部门或系的带领教师签名，汇总表由组织学生活动的管理部门负责人总审批。
依据国家和省的规定相关开支标准摘录如下：住宿费标准/天，正副厅局正副高级职称正付处300元、其余人员150元；伙食标准/天，50元〔外出出差参加会议、订货会或会议免餐费的，单位不再发伙食补贴〕；出差公杂交通通讯费标准/天，30元〔会议免费接送减半；单位派车食宿费按实报销，不再发补助〕；市内出差原则上不报宿费〔偏远地点办理申请特批报支〕，交通费一般按直达公共汽车费报支；市内出差误餐：限午、晚，每餐标准10元〔因公外出公干无法回校或回家就餐的报销误餐〕；通宵夜餐20元；处以下人员乘坐飞机需事前申请批准。

三请款借支

如果办理购买仪器、设备等需要预付款或需借差旅费、借劳务酬金等，应办理请款业务。现金请款只适用于差旅费、举办会议零星借款和劳务酬金借款，其余款（预付款）须开具转账支票或办理电汇。
《学院请款单》一式三联，第一联财务存；第三联为借款人保留，取得发票后连同发票一起冲账；第二联为财务部门作借款凭证入账。请款单应详细填写借款用途、转账或汇款的收款单位全称〔汇入单位开户行和账号〕、正确的大小写金额等，借款人和有效审批人签名或盖章。
借款人请款后应及时办理报销手续或返还借支，本市经济业务须于当月结清，异地汇款也应及时清账〔接待费用等按审批规定办理〕；当年借支应于当年十二月二十日前结清〔特殊情况不能结清，请书面说明原因〕；如果由于请〔借〕款人的责任造成呆账、坏账，须由请款人负责结清。

四工程建设与维修

工程项目是指校园建设、房屋修缮、水电扩容、安装、装饰、室外配套、园林和维修等项目，工程立项请款与付款程序如下：
1.立项审批：投资万元以上的工程项目须申请部门填写《学院维修工程申请表》报送主管部门和分管副院长审查，报院长办公会集体研究论证确定是否立项〔院长办公会认为需要招标的走招标程序〕，通过的项目纳入年度计划安排预算；工程项目在5000元以上1万元以下的，由主管维修部门填写申请表，经主管维修副院长审批立项，在年度计划内列支；5000元以下的工程项目，由主管维修部门负责人审批立项，在年度计划内列支。
2.《学院维修工程申请表》预算审核：申请部门审查后，报主办管理部门审核《学院维修工程申请表》，主办管理部门通过概算和预算，经审定后将《学院维修工程申请表》连同工程项目预算、合同或协议复印件，报分管院长审查，院长批准；工程管理部门将《学院维修工程申请表》工程项目预算、合同或协议复印送财务处，据此控制预算；工程管理主管部门按批准的立项与预算组织施工。
3.结算审批：工程完工后，施工单位填写《工程结算表》，由主办部门审核并组织申请部门负责人进行验收，验收人根据《学院维修工程申请表》连同工程项目预算、合同或协议验证核对工程质量并签名确认，连同《工程结算表》、《学院维修工程申请表》，税务发票等报分管副院长审查，院长批准，送财务处办理结算；工程中配套仪器设备部分必列明细表附在《工程结算表》后，办理固定资产相关手续。
4.财务根据《学院维修工程申请表》、《工程结算表》、《学院建筑工程、内部装修消防安全管理审核表》及工程合同办理请款、报销等手续。需要办理请款支付维修工程款的，只能在该工程预算内的80%以下（含80%）预付；工程验收完后，根据项目的不同在保修期内只能支付90-95％的款项；保修期结束，项目使用保管部门书面报告项目运行状况，缺陷问题修复完好无误，确认完好，项目管理部门签批，终结项目支付10-5％工程余款。

五物资及设备购置

各部门购买零星物资、教学实验材料需要填写《申购报支表》、购置万元以上批量物资需填写《采购审批表》；一般零星物资、教学实验材料，报总务处统一采购置。
购置万元以上仪器设备应填写《万元设备申购表》按规定报批，批准后送财务处备案管理、采购后填写《万元以上仪器设备装备验收表》。
根据仪器设备购置工作规定，一般设备（家具）单价500元以上（含500元，人民币，下同），专用设备（仪器设备）单价800元以上（含800元），且耐用时间一年以上，都要进行固定资产会计核算。对需进行固定资产核算管理的财产、仪器设备，购买之前必须由职能主管部门进行价格审核、审批并签订购置合同；单价在万元（含万元，下同）以上的仪器设备还必须进行可行性论证和招标采购。全院的仪器设备购置工作职能主管部门是仪器设备与实验中心和总务处。行政、机电设备由总务处负责管理、登记，仪器仪表网络与教学实验设备和空调电梯等由仪器设备与实验中心负责管理、登记，图书由图书馆管理登记；各处、室、各系或专业负责造册保管维护本部门使用的设备。
采购过程如需要办理预付款，应按学院有关规定办理审批，凭盖有公章的合同或经过价格审核的申购单办理请款，批准后送财务备案；取得发票后，请携带单位固定资产登记薄到仪器设备与实验中心或总务处办理固定资产登记手续，然后携带已进行固定资产登记的发票和请款单到财务部门报销冲账。
未达到以上单价或总价标准的设备、家具，器具、工具和用具纳入低值易耗品管理，报销前也须到物资管理部门办理低值易耗品登记保管手续。教学类低值易耗品请在仪器设备与实验中心办理保管登记，行政性低值易耗品请到总务处办理保管登记。
需要办理购买进口仪器设备业务的，在办理预付款请款时请携带合同原件、代理中标通知书、免税仪器设备清单、贵重仪器设备购置申请表等资料和其他相关手续与国内购置固定资产手续相同。

六工资、补贴、劳务酬金计税和助学金发放

你的工资、节假日补贴，由学院办公室按规定标准制表发放，财务部门按照学院办公室通知的数据、依照个人所得税法法律解释的规定代计代缴个人所得税。
代计代缴个人所得税计算：全职员工按国家税法规定，月工资津贴计算纳税基数，扣减3500元之后按比例计扣缴税（详见：税率表）；专职教师工资与讲课酬金合并计算纳税基数,每月在扣减3500元后按前述比例计算个人所得税；
中山大学固定在学院挂职的全职或兼职人员，当月薪金讲课酬金合计应发额在4000元以上的，乘以0.8再乘20％代扣个人所得税；
兼职教师讲课酬金按劳务报酬比率计缴，即每月扣800元，其余额按20％代扣个人所得税；
依据个人所得税法，在职员工每年只能享受一次年终奖计税方式（发放额÷12×应税率），其他各次发放均执行合并计缴；
离岗休养人员，休养金与再就业工资津贴应合并计缴个人所得税；
临时讲座人员领取劳务费等请填制学院的签领表、领款人签名后经管理单位分管院长签章办理；劳务报酬在800元以上的，请提交领款人身份证复印件，一次不超过4000元以下的减去800元之后按20％扣缴个人所得税、4000元以上的乘以0.8再乘20％计扣个人所得税。
加班费须按审批规定事前申报，批准后按规范表格进行认真如实登记。经批准的加班费财务处凭据学院办公室通知的数据发放〔经批准的节假日加班工资按学院规定标准计算〕。加班费与当月工资合并计纳个人所得税。
劳务报酬领取须提交领款人身份证复印件，如按税法规定不需缴纳个人所得税的，不用交身份证复印件。
发放给学生的各类补助、勤工助学金等，请学生处填制明细签领表，财务处凭据学生处的签领表通过浦东发展银行卡统一划转付给学生卡。

七教职工报到、离校

新来学院工作的教职工，请持人事报到表来办理你发放工资手续，提交本人在农业银行开立的存折〔或卡号〕复印件、身份证复印件，退休的教工须提供退休证复印件，财务处凭据本人提供的上述资料办理发放工资手续，代扣缴个人所得税；
教职工离院，首先请你结清你所经办的经济事项，交回借款或票据、办理保管财产清点、交接手续，所有经办经济事项结清后，方能办理离校。

八各种收缴费款

各项收款事项均按物价部门审批标准的规定要求收交，由相关职能部门开出缴款通知，如总务处管理人员开出的水、电费缴款通知、教务处开出补办学生证收费通知……，需要缴费的人依照通知数额缴费，缴费时，须先在财务审核岗审核制单，在出纳岗位办理缴款。
院内代收代管费用和代付费用收费业务，请交会计岗位填制会计凭证，出纳岗位凭会计凭证收付款，签章后复印会计凭证给你做凭据。
如果你在财务办理申购领用票据，请在开出收款票据时收取款，按照学校收支两条线的管理规定及时办理全部收款入账手续。
学生缴纳学费，由学生或家长持学院为学生个人开设的上海浦东发展银行信用卡，按交费通知书的收费内容和标准，在当地银行如数把钱存到学生个人的信用卡内（索取存款回执），学院委托上海浦东发展银行统一把学杂费划转到学院账内，学生凭银行存款回执到财务处核对并领取发票。
学生上机卡充值、电卡充值、热水卡充值（由于充值系统仅能读卡，丢失卡后无法查询该卡信息，无法挂失），上网月租等采取先付费再消费的管理方式，由财务处统一代收代取费用，再代为支付；按成本价收取的机卡工本费，在毕业离校时清结后凭原票卡退回工本费。

九工资发放及费用代扣

我院教职工的工资、津贴等采取农业银行代发的形式，直接发放到教职工在农业银行开立的工资存折账户。每月月底，院办人事部门编制并核准工资册后通知财务，财务处扣税后办理银行转账。您的工资单请派人或本人于每月初到财务工资岗查找领取。
教师讲课酬金一般在次月中旬发放，教务处统计上月实际讲课时数，依据各类标准计算报院办，院办依据各类标准核准后并通知财务，财务计算扣税并办理银行转账。你的工资单请派人或你本人于每月16日后到财务工资岗查找领取。勤工俭学或流动编制教职工工资在次月10日发放。
电话费扣交由主管部门核定后提供扣缴数据给财务部门，委托银行直接从个人工资账户扣取。

对发放和扣取的金额有疑问，请直接向主管部门查询。

十合作单位经费转拨与支付

教职工〔部门〕在与他人或者其他单位进行横向教研合作，需要转出教研协作费时，应提供有关合同或协议，并需要学院主管负责人在合同或协议上签署意见。如属特殊情况没有合同，应提交报告由教研主管部门逐级审批，经学院批准。当取得合作单位提供的有关收费单据（发票、财政收据等）后，连同审批后的合同、协议或审批文件办理经费转拨；院外收款单位自行交纳转拨经费的应缴税费；
教职工〔部门〕在与他人或者其他单位进行横向教研合作，需要转入教研协作费时，应提供有关合同或协议，并需要主管部门负责人在合同或协议上签署意见。如属特殊情况没有合同，应提交报告由教研主管部门逐级审批，经学院批准后办理经费转拨。有关付费单位须要发票的，购票完税费用在转入教研协作费内列支。